ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – ЭД. Термин «электронный документ» в российском документоведении начал активно использоваться лишь в 1990-е годы. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ», «документ на машинном (магнитном) носителе», «машино-ориентированный документ» и «машинограмма». В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ определяет электронный документ как «документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». В соответствии с данным определением, к электронным документам можно отнести: электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронном виде (рожденные электронными); оцифрованные копии бумажных и др. аналоговых документов; базы данных в виде сложных документов (реестры, кадастры и др.); интернет-документы (документация социальных сетей, сайтов и др.). Законодательство Российской Федерации допускает использование электронных документов в различных сферах деятельности, прежде всего, в технологиях электронного правительства, при межведомственном электронном документообороте и  в процессах межведомственного электронного взаимодействия при оказании государственных и муниципальных услуг. Национальная программа «Цифровая экономика в Российской Федерации» ставит целью к 2024 г. добиться 90% электронного документооборота. 

Теоретические вопросы создания, использования и хранения электронных документов до настоящего времени еще не разработаны в необходимом объеме. На протяжении всех этапов жизненного цикла электронного документа необходимо обеспечить его аутентичность, целостность и пригодность для использования. Сложность заключается в том, что, в отличие от бумажного документа, целостность ЭД обеспечивается не физическим закреплением информации на носителе, а его логической структурой, которая обеспечивается сохранением формата файла ЭД, в котором он функционирует в СЭД, передается из системы в систему и хранится в архиве. Логическая структура ЭД должна сохраняться  при передаче документа из системы в систему, с одного носителя на другой (миграция) и при переводе ЭД из устаревшего формата в новый (конвертирование).

Одной из важных характеристик ЭД в управлении является его аутентичность. Аутентичность означает, что ЭД был создан тем лицом, который уполномочен на его создание и в то время, когда он должен быть создан. Аутентичность по сути означает такую характеристику документа как подлинность. Обеспечение аутентичности электронных документов во всем мире осуществляется с использованием средств электронной подписи и созданием доверенной среды, в рамках которой ЭД сохраняет свои характеристики. Важным инструментом (средством) создания доверенной среды являются метаданные ЭД. Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание и структуру документа, а также процессы управления им на протяжении всего жизненного цикла документа. Метаданные могут быть использованы для идентификации документа, поиска, подтверждения его подлинности и юридической значимости. Для работы с документами в управлении (делопроизводство) и для архивного дела важно определить состав обязательных метаданных для документов определённого типа.

Электронный документ не может быть воспринят человеком  непосредственно. Для его воспроизведения в виде, понятном человку, требуются программно – аппаратные средства, для чего должны быть разработаны информационные системы. В делопроизводстве для работы с электронными документами используются системы электронного документооборота (СЭД). В архивном деле функционируют специализированные архивные информационные системы для хранения, учета и использования электронных копий архивных документов, созданных в результате оцифровки архивных  документов (см. «Электронный архив). Для архивного хранения ЭД, жизненный цикл которых протекает только в электронном виде (рожденные электронными) информационная система должна отвечать Типовым функциональным требованиям,  которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере делопроизводства и архивного дела. Такого рода требования устанавливаются не только к системам электронного документооборота, но и к другим типам систем, если в них включаются и хранятся электронные документы, аутентичность, целостность, достоверность и пригодность для использования которых необходимо поддерживать.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и действующие правила работы архивов всех уровней  допускают архивное хранение электронных документов наравне с документами на бумажном носителе. При этом  в архиве необходимо иметь  помещение с особыми характеристиками и соответствующий комплекс программно-технических средств. Кроме того, в процессе архивного хранения документов следует обеспечить решение ряда технико-технологических вопросов, связанных с применением электронной подписи, миграцией и конвертированием ЭД.